Concept privacyverklaring – Hannah Voice AI

Versie: 0.1 (concept)

Laatst bijgewerkt: 12 augustus 2026

Status: opgesteld voor de huidige POC/stagingomgeving; vóór commerciële productiegang juridisch en technisch laten finaliseren.

1. Wie verwerkt jouw gegevens?

Hannah Voice AI is een initiatief van Smart Vector.

Beoogde verwerkingsverantwoordelijke voor website- en demo-aanvragen:

Hannah by Smart Vector

Einsteinlaan 28

2289 CC Rijswijk (ZH)

E-mail: hallo@hannah.ai

Voor de inzet van Hannah bij een klant kan die klant voor gegevens van diens bellers zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Hannah by Smart Vector legt dan de afspraken over verwerking, beveiliging, ondersteuning en eventuele subverwerkers contractueel vast.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Website en demo-aanvraag

Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen onderwerp en eventuele opmerkingen.

Gebruik van Hannah als AI-telefoniste

Gegevens die een beller tijdens een gesprek verstrekt en die nodig zijn om het gesprek af te handelen, zoals naam, telefoonnummer, vraag, adres of gewenste vervolgactie. Welke gegevens Hannah uitvraagt, wordt per klant in het belscript ingesteld.

Technische en beveiligingsgegevens

Beperkte technische gegevens, zoals IP-adres en tijdstip van een aanvraag, voor beveiliging, foutanalyse en misbruikpreventie.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Geef daarom geen medische gegevens, BSN’s, betaalkaartgegevens of andere gevoelige informatie door, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk is en daarover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens:

• om een demo-aanvraag te beoordelen en contact op te nemen;
• om Hannah te configureren, gesprekken volgens het belscript af te handelen en een afgesproken vervolgactie te faciliteren;
• om gesprekssamenvattingen, terugbelverzoeken of afspraken te versturen naar de door de klant aangewezen ontvangers;
• om de dienstverlening te beveiligen, misbruik te voorkomen en storingen te onderzoeken;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigde vordering.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet om zonder duidelijke grondslag AI-modellen te trainen of te verbeteren. Als dit in de toekomst zou veranderen, informeren wij betrokkenen vooraf en beoordelen wij de vereiste grondslag en waarborgen opnieuw.

4. Op welke grondslag?

Voor een demo-aanvraag verwerken wij gegevens omdat dit nodig is om jouw verzoek te behandelen en contact met je op te nemen. Voor de dienstverlening aan zakelijke klanten is verwerking doorgaans nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het gerechtvaardigde belang van de klant om bereikbaar te zijn en klantvragen af te handelen. Waar toestemming vereist is, vragen wij die vooraf en kun je die intrekken.

Per toepassing beoordelen wij of een aanvullende belangenafweging, verwerkersovereenkomst of gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig is.

5. AI, transparantie en menselijke controle

Hannah gebruikt kunstmatige intelligentie om gesprekken te ondersteunen. Bellers worden geïnformeerd dat zij met AI spreken. Hannah werkt met een door de klant ingesteld belscript en kan fouten maken. De klant bepaalt welke vragen, antwoorden, doorschakelingen en spoedsignalen zijn toegestaan.

Hannah neemt geen zelfstandige beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor personen. Wanneer een gesprek tot een belangrijke beslissing of actie kan leiden, moet een medewerker van de klant een passende controle- en escalatiemogelijkheid houden.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor de POC gelden de volgende uitgangspunten:

• Demo-aanvragen: maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke reactie, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor een overeenkomst of wettelijke verplichting.
• Gespreksinhoud en samenvattingen: de bewaartermijn wordt per klant en per gekozen integratie ingesteld. De huidige website vermeldt als uitgangspunt dat gesprekken na 14 dagen worden verwijderd; dit moet vóór productie technisch en contractueel worden bevestigd.
• Technische beveiligingslogs: zo kort mogelijk en in beginsel maximaal 90 dagen, tenzij een incident of wettelijke plicht een langere bewaring rechtvaardigt.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dit nodig is voor de dienstverlening, bijvoorbeeld met hosting-, e-mail-, telefonie-, AI-, agenda-, CRM- of betaalproviders die een rol hebben in de afgesproken dienst.

Met verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst waarin onder meer afspraken staan over vertrouwelijkheid, beveiliging, verwijdering, ondersteuning bij rechten van betrokkenen en subverwerkers.

Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordelen wij vooraf of een geldige doorgiftegrondslag en passende aanvullende waarborgen aanwezig zijn.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, versleuteld transport waar beschikbaar, beperkte bewaartermijnen, logging en afspraken met leveranciers. Beveiliging is een doorlopend proces: we evalueren maatregelen bij wijzigingen in de dienst, nieuwe leveranciers en relevante risico’s.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt – voor zover de AVG dit toelaat – verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van jouw gegevens of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Neem daarvoor contact op via hallo@hannah.ai. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies en wijzigingen

De huidige POC gebruikt geen marketing- of analysecookies. Als we later niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken inzetten, vragen we vooraf toestemming waar dat nodig is en passen we deze verklaring aan.

Wij kunnen deze verklaring wijzigen wanneer de dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op de privacyverklaringpagina.

11. Open punten vóór productie

Voor productie moeten in ieder geval definitief worden vastgesteld en vastgelegd:

1. de formele juridische entiteit en privacycontactpersoon;
2. de definitieve telefonie-, AI-, hosting-, e-mail-, CRM-, agenda- en betaalproviders;
3. verwerkersovereenkomsten, subverwerkers en eventuele internationale doorgiften;
4. de technisch afgedwongen bewaartermijnen en verwijderprocessen;
5. de bel-informatie over AI, eventuele opname en rechten van bellers;
6. beveiligingsmaatregelen, incidentproces en eventuele DPIA.